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個人情報取扱規程

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特定非営利活動法人
東京YWCA ヒューマンサービスサポートセンター

第1章 総則
(目的)
第1条 本規程は、当法人内の個人情報の取扱に関する体制・基本ルールを策定し、当法
人が保有する情報の紛失・漏洩・改ざん等を防ぎ、情報管理に関する当法人とし
ての社会的責任を果たすことを目的とする。
(定義)
第2条 本規程における用語の定義は、次のとおりとする。
1 個人情報
個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日等の記述により個人を識別でき
るものをいう。
2 本人
当法人が保有する個人情報で識別される個人をいう。
3 役職員
当法人の役員、正規職員、嘱託職員、パート職員をいう。
(対象となる情報)
第3条 本規程の対象となる情報は、当法人で保管するすべての個人情報であり、電子デ
ータ、印字データの別を問わない。
(適用範囲)
第4条 本規程は、当役職員に対して適用する。ボランティア、当法人に所属しないスタ
ッフに対しても本規定の趣旨を踏まえた適切な取扱を求めるものとする。
又、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合、必要かつ適切な監督をし、
この規程に従って個人情報の適切な保護を図るものとする。
第2章 個人情報管理体制
(個人情報管理責任者)
第5条 当法人における個人情報管理責任者は、理事長とする。
2 個人情報管理責任者は、当法人における個人情報に関する取り組みの推進に関する責任
を負う。
3 個人情報管理責任者は、上記責任を果たす上で必要な事項に関する決定権を有する。
(個人情報管理者)
第6条 個人情報管理者は、理事会の定めた取り組み計画に従って個人情報管理に関する
取り組みを推進する責務を負う。
第3章 個人情報管理に係る安全措置の概要
(個人情報保護に対する基本方針)
第7条 個人情報保護に関する当法人としての基本方針を定め、これを公表する。
(職員の個人情報の取扱)
第8条 職員は、採用時に本規程及びその他個人情報に関する規則を遵守する旨の誓約書
を法人に提出すると同時に、これらを遵守しなければならない。退職時において
も、在職中に得た個人情報を漏洩しない旨の誓約書を提出しなければならない。
(個人情報の収集)
第9条 収集する個人情報の利用目的を明文化し、ホームページ等適切な方法により外部
に公表する。
2 個人情報の収集は利用目的の達成に必要な限度において行う。
3 収集済みの個人情報の利用目的の変更をする場合は、予め理事会の承認を得た上で、変
更後の利用目的を公表する。
4 前項の規程にかかわらず、契約書等の書面やホームページへの入力結果等、本人から個
人情報を直接取得する場合、書面上の明記等の手法により本人に対して利用目的を明示す
るものとする。
(個人情報の保管)
第10条 当法人で保管する個人情報は、一元管理するものとする。
2 当法人で保管する個人情報は、施錠管理、アクセス権の制限等、必要かつ合理的な安全
管理対策を行う。
3 職員は事務局長の承認なく個人情報を法人外に持ち出し、あるいは、第三者に提供して
はならない。
4 個人情報を取引先、委託先等、外部に開示・提供する場合は、事前に事務局長の承認を
得た上で、これを行うものとする。
(個人情報の利用)
第11条 個人情報の利用は、あらかじめ開示した利用目的の範囲内で行い、その範囲を超え
て利用を行ってはならない。ただし、法令の定めに基づく場合は除く。
2 データ入力等のため、個人情報の取扱を外部業者に委託する場合、委託先の個人情報取
扱が適切かどうか確認した上、業務委託契約書に、業務委託遂行以外の目的での利用の禁止、
業務終了後の情報の返還又は廃棄、機密保持、違反の損害賠償の条項を設けるものとする。
長期間継続して業務を委託する場合には、委託先の個人情報取扱について確認を行い、必要
に応じて指導・契約の見直し等を行うものとする。
(個人情報の廃棄)
第12条 保管期限を経過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要となった個人情報
は速やかに廃棄するものとする。
2 個人情報の廃棄にあたっては、外部漏洩しないよう、印字データにつてはシュレッダー
処理、電子データにつてはデータ消去を行わなければならない。なお、廃棄を外部業者に委
託する場合は、外部業者が確実に廃棄したことを確認する。
(第三者提供)
第13条 業務の遂行にあたり、個人情報を第三者に提供する必要がある場合は、本人の同
意を得るとともにあらかじめ理事会に報告し、その指示に従って必要な対応を行
う。
(本人からの紹介対応等)
第14条 個人情報に関する本人からの問合せ、情報開示・訂正・利用停止の請求等、苦情
及び照会の受付窓口は、管理担当者とする。
2 受付窓口は対応に関する手続きを定め、これに従い速やかに必要な対応を行う。
(教育)
第15条 個人情報管理は、定期的に管下の職員を対象とした個人情報管理に関する教育を
行う。また、ボランティア等に対しても個人情報管理の必要性についての意識喚
起を図り、適切な取扱を行うよう指導・監督する。
(監査)
第16 条 監事は、当法人内における個人情報の適切性について、適宜審査を行う。
2 監査を行った場合、監事は監査結果を理事会に伝達する。
3 監査結果に基づき、速やかに改善措置を実施し、結果を理事会に報告する。
第4 章 雑則
(本規程への違反)
第17 条 本規程への違反が明らかになった場合、当法人は規程の定めに従い、違反を行っ
た職員を懲戒処分の対象とする。
(規則)
第18 条 個人情報管理責任者は、必要に応じ個人情報に関する規則を制定するものとする。
(施行)
第19 条 本規程は2016 年 2 月 6 日より施行する。
(改定)
第20 条 本規定の改定は理事会の発議によるものとする。

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